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辦會一站式服務

一、會議現場服務工作流程


流程執行負責人:會議服務統籌主管

流程執行責任人:現場服務相關人員


A、會議服務職能流程圖


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B、現場服務流程圖


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C、現場服務詳細流程


1、會前準備

會議設備、設施、服務需求確認。

物品準備、服務人員配置。

協調溝通主辦方完成場地布置及客戶確認。

明確主辦方會議程序及現場服務需求。

會議室設備設施物品及安全檢查。

2、會中服務:現場檢查,落實跟進

會議開始前,提前30-60分鐘到場,開燈、門、空調、擺臺、及通知清潔等。

現場服務按相關會議服務標準操作。

飲用水的更換,麥克風的傳遞等。

中場加椅5-8分鐘內完成。

披巾:重大活動及上級單位(市領導參加的會議可提供最多10條)。

安保:維持會場及周邊秩序、突發安防事件處理。

應急:空調、照明供電、會議設備突發情況立即通知相關責任部門具體負責人。

會議結束,把前后門打開,站立門口微笑著向客人道別(如:謝謝慢走、歡迎下次再來等)。

提醒客人帶齊好自已隨身攜帶的貴重物品及資料,檢查場地是否有客人遺留下的貴重物品及資料,如有發現應及時與客戶聯系。   

3、會后服務:

通知清潔人員及時清理會議室桌面及地面衛生。

通知場地管理員進行場地規整,以備下次會議使用。

當天會議所用物品要及時回收,操作間、茶水間的清清及整理并做好消耗或所需物品的登記,及時補充。

檢查廳室內燈光、空調、飲水機電源等是否關閉若未關好請通知相關部門關閉后方可鎖門。

如有下場會議的客戶需求,及時與相關人員進行協調、交接。        

 

二、會議設備技術服務流程

 

流程執行負責人:會議設備技術服務主管

流程執行責任人:會議設備技術員


A、會議設備技術服務職能流程圖


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B、現場設備技術服務流程圖


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C、詳細流程


1、會前準備:(與會議主辦方聯系并確認設備需求,在會前一天下午5點前完成所有準備工作,每日3:30—4:30為客戶筆記本與投影機系統聯機測試時間)

  1)音視頻綜合布線。
  2)設備安裝配接 。
  3)音響、燈光系統設備聯調 。
  4)客戶筆記本與投影機系統聯機測試。

  5)音視頻資料準備:取得主辦會議流程并根據主辦方要求完成音視頻資料的準備。

  6)明確會議議程,關鍵技術控制環節配置執行責任人。

2、會中服務:(技術保障人員在會議正式開始前提前半小時到場)

  1)開啟所有設備進入工作狀態,備份一套無線麥為應急狀態。

  2)會中服務協調及控制:執行主辦方會議流程并與主辦方指定的會議流程控制人協調完成。

  3)音視頻資料順序組織,設備為編播狀態。
  4)突發技術故障的應急處理及報告。
   

3、會后規整
  1)設備\線材拆卸回收入庫(會議結束) 。
  2)現場視音頻資料編輯整理歸檔。

  3)協調現場外協設備撤場。

  4)設備運行狀態報告記錄。

  5)會議信息記錄。


D、會議設備技術服務標準


1 設備操作規范

1.1 操作人員應熟悉有關音響的操作程序、各廳的線路連接。

1.2 各操作人員應對中心的每套音響系統功率容量、和各音響系統所處廳的聲學狀況熟悉。并對各處音響系統指標和聲音特性做到了如指掌。

1.3 各音響操作人員在會議過程中要做到專心、精神集中,確保每場會議的順利進行。

1.4 操作人員必須了解每場會議的議程和重要的操作內容。

1.5 每場會議,當值人員應提前半天作準備。

1.6 會議時間如有變動,以公司通知為準。

1.7 不得隨意調整音響系統中的固定參數設備的參數。

2 設備操作標準

2.1 檢查設備供電電壓是否在200V—240V范圍。

2.2 檢查各接口、接頭是否完好、可靠,尤其要注意功放與音箱,以及電源的接頭。

2.3 按次序開啟音響設備電源,應從前級開始,先開啟周邊設備,后開功放電源。

2.4 檢查調音臺、音頻處理器、音頻信號源、會議發言系統、功放、切換及分配器、錄音設備狀態。

2.5 檢查調音臺各路通道狀況,先進行預調,選定適宜的輸出音量,進入工作狀態。

2.6 檢查無線話筒電池狀況,注意及時更換電池,重大活動一律換用新電池。

2.7 將會議中使用的話筒逐個進行試音與調整。

2.8 所有設備檢查結束,每天由檢查人填寫《會議設備服務、檢查記錄表》,然后交由主管簽字確認。

2.9 會議結束后,應先關閉功放電源,后關周邊設備電源。

3 故障緊急處理

3.1 會議前檢查和會議進行過程中發現的不正常現象,操作人員應立即調整和檢修,并做好詳細記錄,報知主管。

3.2 調音臺在使用的過程中,操作人員應不間斷地進行調控和監視,如果發現正在使用的通道出現問題,調控人員應在5秒鐘內切換到另外一個通道。

3.3 功放在會議過程中,如果發現個別功放有問題,應該立即關閉有問題功放的電源,檢查功放后的音響連接線是否牢固,再打開功放電源,如還不能解決問題,待會議結束后再進行維修。

3.4 音響時序電源如果發生問題,應該立即甩掉時序電源,啟用電源插板,待會議結束后再進行維修。

3.5 音頻切換\分配設備如果出現故障,應立即更換備用切換\分配器。

4 工作質量檢查與處理

4.1 主管應對操作人員的工作質量進行跟蹤檢查并簽字確認。對檢查發現的一般不合格采取補救措施或預防措施。

4.2 檢查發現的嚴重不合格,主管應及時糾正并做出相應處理。并作相應的處罰。

5 相關記錄

5.1《深圳會展中心會議設備服務、檢查記錄表》。

 

三、會議服務質量檢查工作流程

 

流程執行負責人:會議服務質量檢查員

流程執行責任人:相關現場服務崗位


A、客戶不滿及投訴處理流程圖


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B、會議服務質量檢查工作流程


1、會前檢查:

會議現場服務現場服務人員就位及儀容儀表等;會前準備工作、空調水電、設備設施運行狀況是否良好;會議設備是否正常。

2、會中檢查:

現場服務人員準備工作完成情況。

現場服務是否按相關會議服務標準操作。

會場及周邊秩序情況、突發安防事件處理情況是否符合相關要求。

空調、照明供電、會議設備突發情況應急處理是否及時。

會議結束,請客戶填寫《會議服務滿意度調查表》。

3、會后檢查:

《會議現場服務員工作流程》執行情況。

會議室操作間、茶水間的整理、衛生清潔有無及時。

物品、用具是否規整。

空調、照明、飲水機電源等是否關閉。

匯總《會議服務滿意度調查表》并記錄存檔。


四、會議現場服務標準

 

1、會議場地

1.1  所有會議室鑰匙數量齊備,標識清晰、正確。

1.2  會議設備、照明、空調、飲水機等會議設備設施完好。

1.3  桌椅完好,茶具、水具、文具、桌簽(席位名牌〉、桌布、毛巾、茶葉、指示牌等數量充足、整潔。

1.4  會議室內衛生,地面、桌面、講臺、墻面清潔。 15檢查會議室外通道、洗手間、照明、地面、臺面清潔。

2、明確會議類型及需求

2.1   出席會議的人數;會議類型、名稱;主辦單位;會議議程安排;會議的賓主身份;會議的特殊要求。

2.2   場地布置要求及對會議音響的要求;主辦單位是否有自帶物品;會議過程中是否有配套茶歇等環節。

2.3   依據《客戶分類服務辦法》提供相關增值服務。

3、會議物品用具準備

3.1 茶具

3.1.1 挑選茶具注意選擇式樣、顏色、型號配套的茶具。

3.1.2 茶具不得有破損、必須完整、千凈。

3.1.3 茶杯要按會議人數配放,每人-套,并準備適量備用杯。

3.2 水具

3.2.1 不用不保溫的暖水瓶。

3.2.2 一般6-8名與會人員配備1個暖水瓶。

3.2.3 會議室內一次性杯按會議人數配備,并準備適量備用。

3.3 茶葉

3.3.1袋裝茶葉,每個茶壺配放兩袋,并有適量的備用茶。

3.3.2散裝茶葉,根據茶壺大小適量增減茶量,按茶葉類別使用不同的沖泡方法。 

3.4 簽到桌及文具用品

3.4.1 在會議室入口處或與客戶協商地點準備好簽到桌、紅色桌布、名片盛放器具。

3.4.2 增加會議要求配備紙筆,要每人一份整齊擺放在會議桌上。鉛筆筆尖朝上,與信籠紙左上角皇45。擺放。

3.4.3 挑選桌簽(席位名牌)注意式樣、規格,不得有破損、必須完整、干凈,如會議要求提供桌簽,須根據客戶名單提前完成打印及安裝。

3.4.5 制作桌簽(席位名牌),使用隸書或宋體、2-3字的入名或單位名在"字號"處鍵入" 170"。更多字數,在字號處選擇相應縮小比例。

3.5 水果飲品

3.5.1 根據會議標準,需擺放水果飲品的。水果要事先洗凈、裝盤、擺放整齊。注意布置好紙巾和垃圾桶。

3.5.2 根據會議標準,準備好支裝水或茶杯,擺放在信籠紙右卡方。 3.5.3啦檳室內,客人入座2-4分鐘內倒茶水,客人離座后有新客人入酶,注意及時更換茶具。

3.5.3 會議室內,主席臺、前排嘉賓位茶水,于會議卅始前、人員到位后卅始倒茶水, 15 分鐘后第次續水,后每隔20分鐘續次水。

4、操作間

4.1 會議用品須實行分類擺放。

4.2 每次會議結束后,必須同時完成操作間的清潔和歸整。

4.3 特殊情況,需將操作間在會議期間暫時提供給會議主辦單位使用。須清點操作間內的存放物品,列明清單,將清單與操作問鑰匙同時與主辦單位進行交接、簽收。鑰匙返還時,須對照清單檢查,確認無誤后,方可鎖門。

5、會場布置

5.1 時間

5.1.1 會場布置必須在會議的前一天根據客戶要求完成布置。如果同一會議室一天內上午、下午的會議為不同主題及不同場型要求,需中午進行翻場,必須在上午會議結束后5分鐘內開始布置。

5.1.2 會議結束當天須整理、復原會場,不拖至第一天。

5.1.3 根據會議的人數、結合會議室內已經布置好的座位數量及所剩空間,在會議室內或附近進行適量的泉、椅應急存儲。

5.1.4 會議現場臨時增加或減少椅子,須以每5分鐘內50把椅子的標準響應。

6、常用布場形式

6.1 影院式

6.1.1 要求椅子成排地面對主席臺、演講者。可根據會議室的室內寬度或會議的形式要求,設置3個或4個過道。過道距離最小為l米,前后排椅子之間的最小距離是0.35米。椅子兩側的最小間隔是0.1米。影院式的第一排與主席臺的最小距離是2米。

6.2 課桌式

6.2.1所有參會人都面對主席臺、演講臺,坐在桌子的一側。每排桌與椅之間的最小距離為0.35米。

6.3 回字型

6.3.1 在會議室的正中央以會議桌進行中空方型如"口"字型的拼接,參會人員坐在"口"字的外國。其它位置可根據會議室的大小和人數布置在會議室的四周。

6.3.2 席臺上的桌、椅數量根據會議客戶要求進行擺放,桌、椅之間的最小距離為O.35米、椅子兩側的最小間隔是O.1米。其桌面鋪設的桌布在面對臺下的方向必須垂地。 

6.3.3 指示牌放置于會場門口、會議廳和行走路線上的三叉路上。會議結束后,須撤回會場或倉庫。

 

五、會中服務應急處理程序

 

一、展館、會場突發公共事件、展會突發公共事件應急預案參見公司《突發公共事應急處理預案》相關條款。

二、 會中服務相關會議設備、設施突發故障的應急處理程序。

A、會議設備突發技術故障

指會議技術服務中相關的音響系統、投影系統、會議系統等電子設備器材在會中服務過程中突發的電子設備器材故障,導致相關電子系統不能正常工作或停止工作的情況。

遇設備突發故障,立即報告技術主管應急處理,并向部門領導匯報。在20分鐘內完成響應。

B、水電空調

指供配電、空調、照明系統在會議服務過程中,正常運行工作狀態時突發的中斷停止及故障情況。

遇設備突發故障,立即報告相關部門模塊負責人,并向部門領導匯報。

C、場地設施

指會議場地建筑設施,(如墻地面物體脫落)的突發事件。

遇突發事件,立即報告相關部門模塊負責人,并向部門領導匯報。

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